Cuando hacer reuniones de trabajo





Si en tu empresa cada vez que necesitan hacer un nuevo proyecto, compartir ideas o tomar decisiones hacen reuniones de trabajo, quizá deberías empezar a preguntarte si realmente es necesario. Aunque hacer reuniones puede ser una solución correcta para muchos casos. No siempre es la mejor solución.


A continuación te enlistamos unas preguntas que te recomendamos contestar antes de decidir convocar a una reunión:


  • ¿Tienes claro y definido el proyecto?
Cuando no se tiene claridad acerca de lo que se está haciendo en un proyecto, es tentador programar una reunión para darle la sensación de progreso. La programación de una reunión en esta situación es un uso ineficiente de tiempo. En lugar de ello, te recomendamos que utilices alguna herramienta de gestión que te permita organizar tu proyecto y comunicarse en forma eficiente con tus colaboradores.


  • ¿Ya terminaste tus pendientes?
Quizá ya sabes lo que hay que hacer y sólo hace falta ponerlo en marcha. Si es así, no programes una reunión; actualiza tu lista de tareas pendientes y ejecútalas. Sin embargo, si necesitas dar tu opinión para sentirte segura antes de tomar una decisión, sigue adelante.


  • ¿Avanzar realmente implica platicar en persona?
Si tienes alguna duda, pero no necesita una conversación de dos vías, el correo electrónico puede ser una excelente opción en lugar de una reunión. Es mucho más eficiente para todos si se envía a través de elementos que puedan mirar por su propia cuenta para recibir retroalimentación posteriormente.


  • ¿Necesitas una plática cara a cara?
Cuando se necesita una comunicación bidireccional, pero no necesariamente tienes que ver a la persona. Un chat en línea puede ayudarte a responder preguntas rápidamente, o para una comunicación más profunda, una llamada telefónica o videoconferencia pueden funcionar también.



Esto no significa que no necesites hacer reuniones, sólo que te recomendamos hacerlas cuando realmente sea necesario, estableciendo resultados deseados y recuerda revisar la preparación de cualquier material que puedas necesitar para la reunión.


Reducir radicalmente el número de reuniones a las que asisten, aumenta la cantidad de trabajo que se hace.


fuentes:
https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting

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